幹事マニュアル
はじめて幹事を任された場合、何からやればいいのか分からない場合がほとんどです。
そこで幹事さんがやるべきことをマニュアルとしてまとめました。ぜひ参考になさってください。
【バス旅行企画】全体スケジュール
旅行を企画し、出発するまでの流れを時系列でまとめました。
STEP
役割分担を決め、ミーティング
会計担当、宴会担当、連絡係、記録係など、さまざまな役割を一人で行うのは大変です。まずは役割分担を決め、誰が何をいつまでやるのかなど、事前にミーティングをおこないましょう。
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宿泊先の手配、旅行プランの詳細決定
行き先が決まったら宿泊先を確保し、どういった行程にするか、といった詳細を決定します。参加人数をある程度確定し、宿の手配を始めておきましょう。
人数が多い場合や土日、祝日などは宿泊先の確保や貸切バスの予約もとりにくくなるので要注意。貸切バスの手配については、日程が確定した段階でバス会社に連絡しておくのがよいでしょう。
ワンポイント！
まとまった人数で移動する際、トイレ休憩の場所や食事の場所をあらかじめ確保しておきたいもの。最近は「道の駅」に注目が集まっています。ユニークなお土産や足湯などとの土地ならではのサービスもいろいろ。ぜひ参考にしてください。
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見積もり～予約
利用日時、利用人数、使い方（送迎のみか宿泊をともなうかなど）、出発地と目的地が決まったら、さっそく見積りをとってみましょう。いくつかのバス会社に料金を出してもらい、比較した上で決定するのがオススメです。
バスの種類は、参加人数で決めるのが一般的です。この他、旅へのこだわりやバスの用途によって選ぶこともできます。
ワンポイント！
バス料金の支払い（入金のタイミング）は、原則前払いになります。予約の際、期日や入金方法をよく確認しましょう。わからないことがあれば、遠慮なくご相談ください。
STEP
バスを予約、旅のしおりなどを作成
旅行会社に依頼するのと違い、バス旅行に関わるすべての準備や手配は幹事さんの仕事になります。昼食をどこでとるか、旅行先で観光や何かアクティビティを計画している場合はその予約、駐車場の確保など、細かい準備が必要です。 当日までの予定ややるべきことの一覧表をつくり、もれがないかなどを確認しながら、準備を進めていきましょう。
遅くても1か月前には貸切バスを予約しておきましょう。
STEP
ご出発
いよいよ出発当日です。参加者の皆様に素敵な思い出になるよう心がけましょう。
集合時間よりも早めに到着し、バスの運行予定をドライバーと確認。メンバーが到着したら事前に作成したしおりに沿って、タイムスケジュールやバス車内での注意事項などを説明しましょう。
ワンポイント！
バス旅行が終了したら、参加者にアンケートをとったり、役割分担した人たちと反省会などをおこない旅行の総括を行いましょう。旅費の精算や会計報告、反省点や課題などを抽出すると次回の幹事様へスムーズな引継ぎができます。
上手な旅行スケジュールの立て方
バスで行くことが可能かどうかを確認
目的地を決めたら、バスの通行が可能かどうかを調べる必要があります。冬期の通行止めやマイカーの乗り入れを規制しているエリアもあるので注意が必要です。
立ち寄る先にについてもバスの駐車場の確保が必要です。通行許可が必要な場合の手続きを確認しましょう。また、博物館やテーマパークなどへの立寄りを予定している場合は、あらかじめ予約が必要な場合が多いので忘れないようにしましょう。
集合場所や立ち寄り先に会社や工場、学校などを設定する場合、事前に許可が必要な場合があります。特にセキュリティの厳しい施設の場合、車検証の写しやドライバーの免許証の写しの提出を求められる場合がありますので、早めに手続きを済ませておきましょう。
時間配分を考える
出発地から目的地までの移動ルートや所要時間から、トイレ休憩や食事のタイミングなど、まずは大まかな予定を決めていきます。移動にかかる所要時間はカーナビアプリなどを参考にするとよいでしょう。
国土交通省が定める法律で、一人の運転手がバスを運転してもよい時間は1日に9時間以内、距離は500㎞（夜間は400㎞）までと定められています。出発時間と終了時間を考える際、それを越えないようにする必要があります。
人数が多い場合は、あらかじめ食事をするお店を予約しておきましょう。また、バスの駐車場の確保も幹事さんの仕事になります。
車内で宴会を楽しみながら移動する場合は、トイレ休憩の回数を多めにとること。また、集合時間に遅れる人がでてくると想定し、時間配分は余裕をみて、参加者には早い集合時間を伝えるようにします。
タイミングよく食事がとれそうなお店がない場合は、お弁当を手配するのもオススメです。
観光先やアクティビティを決める
目的地や時間配分を決定すると同時に立寄り先を選定します。貸切バスの場合はタクシーと違い、立寄り先を急に変更することはできませんので、雨になった場合の予定も考慮に入れて決定するのがいいでしょう。
どこか施設を利用する場合は、休業日や開館・閉館時間を確認。施設やアクティビティの予約、駐車場の手配は幹事さんの仕事です。特に冬場は日没が早いので訪れる時間帯に注意してください。
宿泊施設を手配
宿泊施設を予約する際には、参加者の人数とその内訳（男女比や子どもの人数など）はもちろん、バスでいくこと、到着予想時刻を必ず伝えてください。また、宿の近くまでバスで行けるか、駐車場の有無と有料か無料かを確認します。
宿泊先で宴会をする場合は会場の確保、人数が多い場合は、二次会会場の予約も忘れずにします。
バスの運転手、バスガイドも同行する場合は、その宿泊の手配もします。宿側にバス乗務員も宿泊する旨を伝えると、専用の部屋を用意してくれることが多いです。（1泊2食付きで10,000円前後）宿泊費はバス代とは別で実費精算になります。
参加人数には変更がつきものです。いつからキャンセル代がかかるか、どのぐらいかかるかの確認を忘れずに。宿泊先が温泉の場合は入湯税が別途かかります。サービス料やホテル税の有無なども聞きましょう。
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すぐに役立つ！ 幹事様がやるべきことチェックリスト
ー出発前ー
- 旅のしおりの準備・配布
出発時間・集合場所・行程表・宿泊先・持ち物など - 幹事用行程表（タイムスケジュール）の作成
バス移動時間・休憩時間・観光・宿泊などの予定を細かくまとめておくと◎ - 参加者名簿の作成
各メンバーの連絡先（緊急連絡先を含む）、アレルギー情報等も併記 - 各種保険加入
旅行傷害保険、事故やキャンセル等に備えた補償内容を確認 - 宿泊先周辺の医療機関の把握
緊急時に行ける病院・薬局の場所と連絡先を調べておく - 会計用書類の準備
旅費精算用の書類、現金出納簿など、費用を共有するための資料を用意 - 車内で必要なものの手配
お弁当・飲み物・ゲーム等（移動中の快適さを高めるアイテム）を準備 - 駐車場・有料道路等の料金・支払い方法確認
出発前に前払いできるものは済ませておくか、支払い担当を決めておく ※バス代とまとめてお支払も可能ですのでご相談ください。 - 現金・クレジットカードなどお金の準備
予備の現金、領収証保存、使えるカードの種類の確認等 - ガイドブック・地図・電子地図の準備
オフラインでも使える地図アプリ、交通案内等 - カメラ・ビデオ・充電器などの電子機器準備
モバイルバッテリー、変換プラグなども忘れずに - 救急セット・衛生アイテムの準備
応急手当キット、マスク、消毒液、常備薬、虫よけなど - 天候・気候に応じた衣服・対策
雨具・防寒具・日除け用品など、目的地の天気予報に合わせて準備 - ごみ袋・ウェットティッシュなど衛生グッズ
移動中・宿泊先での清潔保持に便利 - 安全に関する備え
緊急時の避難経路の確認、保険証コピーの保管、身分証明書の携帯 - コミュニケーション手段の確認
参加者間や運転手・ガイドとの連絡方法、モバイル通信・Wi-Fiなど
ー当日ー
- 集合時間より30分前には集合場所に到着
遅れ防止、最終確認を済ませる - 出発前にタイムスケジュールを再確認
予定の変更がないか、参加者に共有 - トイレ休憩などで離れた際の確認
誰がどこにいるか、「顔と名前」で確認。特に子供やお年寄りがいる場合注意 - ゴミ処理のルール徹底
車内で出たゴミは持ち帰る、サービスエリア等で捨てない - 忘れ物チェック
出発時・降車時ともに、座席背面や足元上棚トランクルームなど見落としやすいところを確認 - 緊急時の対応確認
ケガや病気、事故等が起きたらどうするか参加者に共有 - 食事・水分補給の計画
昼食・休憩場所・飲み物補給のタイミングを考えておく - ペース配分の確認
長時間乗車があるなら、こまめに休憩を取るなど体調に気をつける - 参加者の体調観察
疲れ・体調不良者がいないか注意。また、事前に薬を持ってくるよう促しておく
※トランクルームはエアコンが効きません。食品などの暑さに弱いものや、楽器などの湿度や温度変化に弱いものは入れないようにしてください。
ーバス旅行で持っていくと便利なものー
- 移動中の快適グッズ
ネックピロー、アイマスク、耳栓、ブランケットなど - 衛生・ケア用品
ウェットティッシュ、ハンドサニタイザー／除菌ジェル、マスク、常備薬（頭痛薬・酔い止め等）、応急手当キット - 飲食関連
飲み物（ペットボトルなど）、軽食・おやつ、お弁当 - 衣服・防寒・天候対応
軽く羽織れるもの、レインコートまたは折りたたみ傘、着替えの上着・靴下 - 娯楽・時間つぶし
本・タブレット・携帯ゲーム機、音楽プレーヤー、充電器・モバイルバッテリーなど - 整理・収納グッズ
ジッパー付きビニール袋、ビニール袋、サブバッグまたは小さめの袋 - 照明・撮影機器
ヘッドライトまたは小さな懐中電灯、スマホライト、ビデオ、カメラ - 貴重品・安全対策
身分証明書（コピー含む）、現金・クレジットカード、保険証、緊急連絡先メモ - その他便利アイテム
ガイドブック、地図、虫除けスプレー、日焼け止め、帽子、ストールやショール、使い捨てカイロ、輪ゴム、ヒモ、安全ピン、ソーイングセット、封筒、筆記用具など
貸切バス利用時の注意事項
貸切バス利用の際には乗車時の注意事項がございます。楽しい旅行にしたいのは皆様も私どもも同じです。安全への配慮とスケジュールを守ることで、貸切バス旅行は格段に楽しいものになります。
この注意事項を遵守いただくよう、参加者の皆様への周知もお願いしております。
- 行程厳守
貸切バスは基本的に、行程通りに運行いたします。
お客様の都合により出発が遅れ、予定時間をオーバーした場合、延長料金が発生する場合がありますのでご注意ください。また、次のお客様の予約がある場合は変更のご依頼をお断りする場合もございます。 - シートベルト着用
安全への配慮はバス会社がもっとも行わなければならない点です。貸切バスの運行中は一般車両と同様にシートベルトの着用が義務付けられています。安全で楽しい旅行にするためにもご協力をお願いいたします。 - 運転中のドライバーには話しかけないようお願いします
ドライバーはお客様の命を預かり、安全で安心な運行を心がけています。運転中に話しかけると集中力が削がれ、思わぬ事故につながることもありますのでお控えください。
また、ドライバーがマイクでアナウンスをする場合もございますので、きちんと耳を傾けるようお願いいたします。 - ゴミは持ち帰る
車内でお飲み物やお弁当、お菓子を召し上がった際に出たゴミは必ずお持ち帰りください。また、シートとシートの間にゴミを入れることもNGです。 - 車内を汚さない
食べ物や飲み物で汚してしまうことが多くあります。
その他、濡れたままの水着での乗車やスキーブーツでの乗車でも汚れがつきますのでご遠慮ください。シートや床が汚れクリーニングが必要な場合はお客様にご負担いただきます。